Паспорт безопасности пронумеровать прошнуровать

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок. Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Как правильно прошивать документы?

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

1. Клей;
2. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
3. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
4. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
5. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
6. Ножницы.

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

advant24.ru

Прежде чем попасть в руки к потребителю, оборудование должно пройти сертификацию, которая возможна только при наличии технического паспорта.

Согласно его нормативам, информация технического паспорта должна состоять из таких разделов: Оборудование

1. Данные об изделии и технических характеристиках. Предназначены для работников, обслуживающих оборудование. Описывают эксплуатационные свойства устройства и подтверждают его надежность.
2. Перечень комплектующих, прилагаемых к оборудованию.

Важно Этот пункт может отсутствовать, если изделие цельное и не предусматривает наличия дополнительных деталей для монтажа и запчастей.

1. Указание на сроки эксплуатации, хранения и исчерпания ресурсов.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

К этим инструкциям относятся:

1. инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
2. утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
3. методические рекомендации по делопроизводству;
4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
5. ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Важно соблюдать основные правила.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец

Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги.

На нем ставится печать, подпись и дата

1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены.

Как правильно прошить и пронумеровать документы образец

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.
   При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г.

   Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

1. организацию и название документа;

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

Вот несколько вариантов:

1. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

Как правильно сшивать документы

Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

1. Дата составления подшивки.
2. Заголовок дела.
3. Количество листов в подшивке.
4. Название организации.
5. Индекс дела.
6. Срок хранения.
7. Номер тома.
8. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).

Каждый комплект документов снабжается описью.

В ней содержится информация:

1. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
2. Название документа.
3. Дата подшивки.
4. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
5. Срок хранения.
6. Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

Нумерация листов при прошивке документов

Инструкция:

1. Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
2. Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
3. Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
4. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
5. Расстояние между дырочками должно быть одинаковым

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

Многостраничные документы клеить нельзя.

Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

Как прошивать документы

Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы.