kb-gorizont.ru Юридический портал
Главная > Пенсия > Посторонний человек смотрит личные дела сотрудников

Посторонний человек смотрит личные дела сотрудников

Пенсия

Уберите копии этих документов из личных дел


Сделаете ошибку, и документ или копию признают . Не тратьте свое время, пытаясь разобраться в новых нормативах. Мы все уже сделали за вас. Изучите на наглядных примерах и начинайте .

При проверке инспектор обязательно выяснит, правильно ли Вы начисляете сотрудникам аванс по зарплате и как это условие указано в трудовом договоре. Ведь в Трудовом кодексе ничего не говорится о его допустимом размере.

Проверьте себя, чтобы избежать досадного штрафа.

Ответьте, какой размер аванса точно не вызовет претензий со стороны ГИТ, если оклад работника 20 000 рублей, а в месяце 21 рабочий день: Скачайте настольную памятку для кадровика.

Обязательно пригодится! Специально для вас мы разработали , в которой собрали типичные служебные задачи каждого кадровика. Чтобы не держать все в голове, удобно иметь под рукой инструмент, который поможет . Впишите в нее самые , добавьте ваши планы, чтобы ничего не забыть.

Требования к хранению личных дел работников организации

Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении.

Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом. Но, как правило, к числу документов, которые подшиваются в нее первыми, относятся: трудовой договор (экземпляр работодателя), заверенный подписью сотрудника; приказ о приеме его на работу; копии документов, подтверждающих уровень и наличие образования (в том числе дополнительного), квалификации; копии свидетельств и постановке на налоговый учет (ИНН) и СНИЛС.
В зависимости от порядка приема на работу и установленного в конкретной организации регламента оформления личных дел, их формирования, ведения и хранения, во вновь открываемое дело также могут быть подшиты: заявление о приеме на работу, резюме и автобиография, которые сотрудник заполнил еще находясь в категории соискателя.

Где и как должны храниться личные дела сотрудников?

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным. Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. Личные дела работников должны храниться в отделе кадров.

А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив.

Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов (том).

Рекомендуем прочесть:  Как считать декретные если стаж 1

Личное дело сотрудника

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. какие документы входят в состав ЛД;
  2. кто формирует ЛД;
  3. где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности.

Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности.
Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников. Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  1. Главные специалисты;
  2. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент. Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело

Т.

Ю.Комиссарова Эксперт журнала «Отдел кадров Коммерческой организации» Подписано в печать 29.03.2010 Рубрика: Ключевые слова: Опубликовано 2010-12-25 20:24 пользователем HRTrud

Личное дело работника согласно ТК РФ

д.

В период работы досье пополняют:

  1. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  2. копии документов о повышении квалификации;
  3. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  4. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  5. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Может ли личное дело просматривать другой человек

Под непропорциональностью примененного к военнослужащему дисциплинарноговзыскания следует осознавать явное несоответствие примененного дисциплинарноговзыскания тяжести совершенного проступка, к примеру, если будет установлено, что командир (начальник) не учел все происшествия, которые надлежит учесть в силу закона.

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  1. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  2. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  3. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  4. копию приказа о приеме на работу;
  5. согласие на обработку персональных данных;
  6. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  7. договор о материальной ответственности и т. д.
  8. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);

В период работы досье пополняют:

  1. дополнительные
  2. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. копии документов о повышении квалификации;

Как организовать хранение личных дел сотрудников

, для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства.

Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см.

в разделе ниже). Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель.