Прогресивная схема организации документооборота

Документооборот на предприятии: правила и принципы

Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система.

Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг: Четкая маршрутизация.

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС).

Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье. Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно.

Пять шагов к успешному документообороту

экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия. Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

1. Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
2. Шаг 4. Оптимизация документооборота.
3. Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
4. Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
5. Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование Задачами первого шага — описание предприятия — являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и .Верный пример схемы документооборота в организации:

1. Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.
2. После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
3. К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

   Документы внутри организации

4. В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его .

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании.

Схемы документооборота. Схема документооборота организации

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации.

Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Разработка схемы документооборота

Подавляющее число документов в современной компании формируется в электронном виде. В системе управления в основном создаются документы, которые нужны для нормальной работы автоматизированной системы управления и содержащие в себе данные, являющиеся входными при обработке поступающей информации.

предполагает проведение анализа информационных потоков, которые, собственно, и будут ее определять. При формировании схемы нужно будет ее усовершенствовать с помощью унификации всех необходимых для работы документов с целью упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов. На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне

Организация документооборота на предприятии (стр.

При разработке схемы документооборота компании необходимо составить матрицу, в которую будут внесены, при их наличии, шифры отделов, цехов, а также служб и участков на основе существующего структурного деления.

1 из 4)

Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. 1.

Схемы документооборота

Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными. Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются.

В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления.

В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии. За годы работы по осуществлению на практике этих

Схема документооборота в организации

В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии. За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании: Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

Ни шагу назад.

Документооборот Понятие документооборота и его основные этапы

Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию.

Они составляют примерно 20% всей документации. При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов.

5.4. Документооборот. Состав и учет объема документооборота

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки. Различают три основных потока документации: – документы, поступающие из других организаций (входящие); – документы, отправляемые в другие организации ( исходящие); –документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).Документооборот

Документооборот организации

Документопоток организации Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.

Принято выделять три основных документопотока организации: — поступающие (входящие) документы; — отправляемые (исходящие) документы; — внутренние документы. В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня.

Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др.