Оглавление:
Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.
Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. НДС (налог на добавленную стоимость) составляет обычно 18%, в отдельных случаях 10% или 0%.
Вычисляется от разницы цены продажи и цены закупки товара, работы или услуги.
Документы в адрес структурных подразделений.Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения.
Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота.
Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.
Документы подлежат регистрации с целью:
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.
В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций.
Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.
Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями.
Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.
Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем?
Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
Рассмотрим значение каждой категории.Корреспонденция, именуемая исходящей,
Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции.
При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:
Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.
Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.
В статье рассмотрены вопросы:
– это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный.
Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.
Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.
Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие.
Эти два потока документов существуют в каждой организации.
Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.
О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.
Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.
Данные передача данных cfa запрос обо всех услугах переадресации cfu безусловная переадресация cfac все условные переадресации cf busy переадресация по условию «занято» cf nrepl переадресация по условию «нет ответа» cf nrich переадресация по условию «абонент недоступен» cw ожидание вызова ch удержание вызова cba запрос обо всех услугах запрета вызова cbao все услуги запрета исходящих звонков cbo запрет всех исходящих звонков cboi запрет всех исходящих международных звонков cboih запрет всех исходящих международных звонков (кроме звонков в домашнюю сеть) cbai все услуги запрета входящих звонков cbi запрет всех входящих звонков cbiih запрет всех входящих международных звонков при нахождении вне домашней сети Услуга Название услуги, предоставленной абоненту (без названия) Вид действия услуги R — регистрацияE — отменаA — активацияD — деактивацияI — запрос (проверка)Q — вызов (исполнение) Длит.